Ufficio Primo

W tym dokumencie (dalej „Polityka”) dowiesz się jak przetwarzamy dane osobowe gromadzone w związku z prowadzeniem serwisu https://ufficioprimo.pl/ (dalej „Serwis”), kontaktem z nami, współpracą z nami, w tym organizacją w naszych budynkach wydarzeń, zapewnieniem ochrony i bezpieczeństwa mienia i osób w naszych budynkach, w tym identyfikacją osób odwiedzających nasze budynki oraz stosowaniem monitoringu wizyjnego CCTV, a także korzystaniem z platformy służącej do rejestracji konta użytkownika siłowni zlokalizowanych w naszych budynkach oraz rezerwacji znajdujących się na nich urządzeń.

Dzięki Polityce spełniamy wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: „RODO”), a także innych obowiązujących w Polsce przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Politykę kierujemy do użytkowników Serwisu, osób kontaktujących się z nami, osób współpracujących z nami (w tym naszych partnerów biznesowych) oraz ich reprezentantów, członków ich personelu, wykonawców oraz członków ich personelu, osób odwiedzających nasze budynki, w tym najemców oraz członków ich personelu  (dalej „Państwo”).

Żeby zapewnić, że Polityka spełnia aktualne wymogi prawne, na bieżąco ją weryfikujemy i aktualizujemy.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych oraz jak się z nim skontaktować

Administratorem Państwa danych osobowych gromadzonych we wskazany wyżej sposób jest:

Euro Invest spółka z o.o. z siedzibą w Warszawie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego z Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000043927, NIP: 5260251693 (dalej „Spółka” lub „my”).

Mogą się Państwo z nami skontaktować przy użyciu poniższych kanałów komunikacji oraz danych kontaktowych:

1. przez email: GDPR@ufficioprimo.pl; lub
2. listownie: ul. Wspólna 62, 00-684 Warszawa

Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy oraz w jaki sposób gromadzimy dane osobowe

Zbierane przez nas dane osobowe oraz sposób ich gromadzenia są uzależnione od sposobu Państwa interakcji z nami. Kategorie zbieranych przez nas danych osobowych obejmują:

1. dane dotyczące państwa aktywności w Serwisie
2. imię i nazwisko
3. adres email
4. numer telefonu
5. adres zamieszkania
6. stanowisko i miejsce pracy
7. wizerunek
8. pojazd i numer rejestracyjny pojazdu
9. numer karty, data i godzina wejścia oraz wyjścia z naszych budynków
10. data oraz godzina planowanego wykorzystania wyposażenia Siłowni

Zbieramy od Państwa bezpośrednio dane osobowe w następujący sposób:

1. Jeżeli korzystają Państwo z Serwisu, zbieramy informacje dotyczące Państwa wizyty oraz aktywności w Serwisie.
2. Jeżeli kontaktują się z nami Państwo zbieramy dane zawarte w korespondencji.
3. Jeżeli nawiązują Państwo z nami współprace, w tym organizują Państwo w naszych budynkach wydarzenia, zbieramy Państwa dane, dane Państwa reprezentantów, osób do kontaktu, a także współpracujących z Państwem wykonawców oraz członków ich personelu.
4. Jeżeli odwiedzą Państwo jeden z naszych budynków, zbieramy dane, które są potrzebne w celu zidentyfikowania Państwa oraz przeprowadzenia niezbędnych procedur z zakresu kontroli bezpieczeństwa w budynkach. Możemy również zarejestrować Państwa wizerunek, pojazd oraz numer rejestracyjny za pomocą zainstalowanego w naszych budynkach monitoringu wizyjnego CCTV, który ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia, a także zapobieganie oraz dokumentowanie zaistniałych incydentów zagrażających lub naruszających bezpieczeństwo.
5. Jeżeli dokonują Państwo za rejestracji konta użytkownika siłowni znajdujących się w naszych budynkach za pośrednictwem udostępnionej przez nas platformy lub po utworzeniu konta dokonują Państwo rezerwacji zlokalizowanych na niej urządzeń, zbieramy dane kontaktowe wymagane do utworzenia konta na platformie, a także informacje dotyczące planowego wykorzystania wyposażenia siłowni.   

W pewnych przypadkach możemy również otrzymywać Państwa dane osobowe od osób trzecich, w tym:

1. od innych podmiotów z grupy kapitałowej Kulczyk Investments.
2. od współpracujących z nami osób (w tym naszych partnerów biznesowych), gdy przetwarzamy dane osobowe w ich imieniu.
3. od organów ścigania i innych organów państwowych.
4. od innych podmiotów świadczących usługi na naszą rzecz (np. od podmiotu świadczącego na naszą rzecz usługi ochrony mienia i osób lub usługi zarządzania nieruchomościami).
5. od wykonawców zaangażowanych w organizację wydarzeń w naszych budynkach.

W jakich celach i w oparciu o jakie podstawy przetwarzamy Państwa dane osobowe

Cel: umożliwienie korzystania z Serwisu

Podczas korzystania przez Państwo z Serwisu gromadzimy pewne dotyczące Państwa dane osobowe (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz dane gromadzone za pośrednictwem plików cookie).

Możemy automatycznie zbierać, przechowywać i wykorzystywać dane techniczne dotyczące Państwa sprzętu oraz interakcji z Serwisem. Informacje te są przesyłane do nas z Państwa urządzenia przy wykorzystaniu różnorodnych plików cookie.

Szczegółowe informacje na temat wykorzystania przez nas plików cookie znajdują się w Polityce Plików Cookie dostępnej tu: https://ufficioprimo.pl/polityka-cookies/.

Mamy prawnie uzasadniony interes żeby przetwarzać w tym celu Państwa dane. Ten interes polega na zapewnieniu prawidłowego, w tym bezpiecznego, działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Cel: zapewnienia bezpieczeństwa mienia i osób w naszych budynkach

Ochrona naszych budynków i bezpieczeństwo osób korzystających z pomieszczeń w naszych budynkach stanowią dla nas najwyższy priorytet. W celu zapewnienia wymaganego poziomu ochrony i bezpieczeństwa, wprowadziliśmy system rejestracji wszystkich osób odwiedzających nasze budynki, a także zainstalowaliśmy w naszych budynkach oraz na terenach wokół budynków system monitoringu wizyjnego CCTV.

W związku z tym każdą osobę po wejściu do dowolnego z naszych budynków lub na teren wokół budynków, w charakterze odwiedzającego lub członka personelu najemcy, może dotyczyć jeden lub więcej wskazanych niżej sposobów przetwarzania danych osobowych:

a) w momencie przejścia przez punkty kontaktowe znajdujące się wewnątrz budynku, tzn. wejścia lub wyjścia z publicznej do niepublicznej części budynku, zawsze zbieramy dane dotyczące karty dostępu (numer karty, datę, godzinę wejścia i wyjścia z budynku) w celu zapewnienia dostępu tylko osobom upoważnionym;

b) w przypadku osób odwiedzających nasze budynki nie posiadających karty dostępu zbieramy imię i nazwisko takiej osoby, a w przypadku osób niebędących najemcami lub członkami personelu najemców także imię i nazwisko członka personelu najemcy, z którym odwiedzający jest umówiony, celem wydania karty gościa;

c) przy pomocy zainstalowanego systemu monitoringu wizyjnego CCTV monitorujemy wybrane  pomieszczenia wewnątrz naszych budynków (w tym np. siłownie, z wyłączeniem toalet oraz szatni) oraz ciągi komunikacyjne (w tym korytarze, recepcja, patio oraz schody), a także parking i część przestrzeni zewnętrznej w pobliżu budynków, w związku z czym rejestrujemy Państwa wizerunek, pojazd i jego numery rejestracyjne;

Mamy prawnie uzasadniony interes żeby przetwarzać w tym celu Państwa dane. Ten interes polega  na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia i osób w naszych budynkach oraz zapobiegania i ewentualnie zabezpieczenia dowodów i dochodzenia roszczeń w związku z incydentami zagrażającymi bezpieczeństwu lub naruszającymi bezpieczeństwo (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Cel: umożliwienie korzystania z siłowni w naszych budynkach

Jeżeli dokonują Państwo rejestracji konta użytkownika siłowni znajdujących się w naszych budynkach lub rezerwują Państwo wyposażenie tych siłowni przy użyciu udostępnionej przez nas platformy, przetwarzamy Państwa dane osobowe wymagane do utworzenia konta użytkownika siłowni na platformie, a także korzystania z funkcjonalności tej platformy umożliwiającej rezerwację znajdującego się na niej wyposażenia.

Mamy prawnie uzasadniony interes żeby przetwarzać w tym celu Państwo dane. Ten interes polega na zapewnieniu Państwu możliwości korzystania z siłowni znajdujących się w naszych budynkach, a także korzystania z udostępnionej przez nas platformy, w tym rezerwacji znajdującego się na siłowniach wyposażenia (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Cel: prowadzenie korespondencji

Kiedy otrzymujemy od Państwa korespondencję, dane osobowe z takiej korespondencji przetwarzamy żeby komunikować się z Państwem w sprawie.

Przetwarzamy jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Jest ona przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych i mają do niej dostęp tylko upoważnione osoby.

Mamy prawnie uzasadniony interes żeby przetwarzać w tym celu Państwa dane. Ten interes polega na prowadzeniu korespondencji związanej z naszą działalnością (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Cel: wykonanie umów o współpracy (w tym umów eventowych)

Możemy gromadzić Państwa dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko, adres zamieszkania, e-mail, telefon, jeżeli nawiązują Państwo z nami współpracę lub pełnią Państwo funkcję reprezentanta, osoby do kontaktu lub są Państwo wykonawcą lub członkiem personelu wykonawcy zaangażowanego w organizację wydarzeń w naszych budynkach. Robimy to w celu wykonania zawartej przez nas umowy o współpracy lub podjęcia na Państwa żądanie czynności przed jej zawarciem, a także po to żeby dostęp do naszych budynków miały wyłącznie upoważnione osoby.   

Jeżeli są Państwo stroną zawartej z nami umowy o współpracy, to przetwarzamy Państwa dane, bo przetwarzanie jest niezbędne do jej wykonania lub podjęcia na Państwa żądanie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

Jeżeli pełnią Państwo funkcję reprezentanta, osoby do kontaktu lub są Państwo wykonawcą lub członkiem personelu wykonawcy zaangażowanego w organizację wydarzenia w naszych budynkach, to mamy prawnie uzasadniony interes żeby przetwarzać w tym celu Państwa dane. Ten interes polega na wykonaniu umowy o współpracy, w ramach której udostępniono nam Państwa dane, a w odniesieniu do wykonawców oraz członków ich personelu – także na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia i osób w naszych budynkach oraz zapobiegania i ewentualnie zabezpieczenia dowodów i dochodzenia roszczeń w związku z incydentami zagrażającymi bezpieczeństwu lub naruszającymi bezpieczeństwo (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),

Cel: dochodzenie roszczeń

Państwa dane osobowe możemy przetwarzać także po to, by ustalić i dochodzić ewentualnych roszczeń lub bronić się przed roszczeniami.

Mamy prawnie uzasadniony interes żeby przetwarzać w tym celu Państwa dane. Ten interes polega na ochronie naszych praw (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Komu przekazujemy Państwa dane osobowe

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom z grupy Kulczyk Investments, a także osobom współpracującym ze Spółką (w tym partnerom biznesowym Spółki), celem wypełnienia wiążących ją umów biznesowych, w tym w szczególności podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi IT, usługi pocztowe i kurierskie, ochrony mienia i osób oraz usługi zarządzania nieruchomościami, dostawcom systemów CCTV, kancelariom prawnym i podatkowym, a także organom ścigania i innym organom państwowym, w tym policji oraz innym inspekcjom i strażom, jeżeli jest to wymagane na podstawie właściwych przepisów prawa.

Czy przekazujemy Państwa dane osobowe do państw trzecich

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W szczególności Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do spółek z grupy Kulczyk Investments, w tym spółek znajdujących się poza EOG, w krajach takich jak Wielka Brytania. Zawsze upewniamy się, że takie przekazywanie jest zgodne z prawem. Dane osobowe są przekazywane do państw trzecich, w stosunku do których na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony lub z wykorzystaniem zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych. W każdym takim przypadku stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, w tym minimalizujemy zakres przekazywanych danych. Mogą Państwo uzyskać dodatkowe informacje w zakresie przekazywania przez nas danych osobowych poza EOG, a także uzyskać kopie odpowiednich dokumentów, kontaktując się ze Spółką przy użyciu danych kontaktowych podanych w Polityce.

Bezpieczeństwo przetwarzania Państwa danych osobowych

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w bezpieczny sposób. Chronimy Państwa dane osobowe oraz stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieupoważnionym lub bezprawnym przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Dostęp do Państwa danych osobowych mają tylko upoważnione osoby i tylko w zakresie niezbędnych do wykonywanych przez nie powierzonych im zadań. Wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane.

Przez jaki okres przechowujemy Państwa dane osobowe

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Dane osobowe przechowujemy do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, kiedy podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes.

Okres przetwarzania danych osobowych może być przedłużony kiedy dalsze przetwarzanie okaże się niezbędne żeby ustalić i dochodzić ewentualnych roszczeń albo bronić się przed nimi. W przypadku prowadzenia postępowań w związku z dochodzeniem roszczeń lub obroną praw, dane osobowe są przechowywane przez czas trwania tych postępowań oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń.

Nagranie z monitoringu wizyjnego CCTV przechowujemy nie dłużej niż 30 dni od chwili ich zarejestrowania, zaś w przypadku udokumentowania incydentu zagrażającego lub naruszającego bezpieczeństwo – przez okres wymagany do dochodzenia i ustalenia ewentualnych roszczeń lub obrony praw lub zgłoszenia sprawy do organów ścigania lub innych służb, a w przypadku wszczęcia postępowań – przez czas trwania postępowań oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń.

Po tym czasie Państwa dane osobowe są przetwarzane tylko w przypadku i w zakresie, w jakim będzie wymagać tego prawo.

Po upływie okresu przetwarzania dane osobowe są usuwane albo anonimizowane.

Jakie są konsekwencje niepodania danych osobowych

Podanie przez Państwo danych osobowych w zakresie w jakim dane osobowe są gromadzone przez Spółkę za pośrednictwem monitoringu wizyjnego CCTV oraz Platformy, a także w ramach rejestracji osób odwiedzających nasze budynki nie jest wymogiem ustawowym, ani umownym, ani warunkiem zawarcia umowy oraz nie są Państwo zobowiązani do ich podania, jednak brak podania tych danych osobowych może skutkować odpowiednio brakiem możliwości wejścia do naszych budynków lub ich poszczególnych części oraz brakiem możliwości korzystania z platformy służącej do rejestracji konta użytkownika siłowni znajdujących się w naszych budynkach oraz rezerwacji znajdującego się na nich wyposażenia.

Czy wykorzystujemy zautomatyzowany proces podejmowania poszczególnych decyzji

Nie, nie stosujemy żadnych procesów automatycznego podejmowania poszczególnych decyzji.

Jakie przysługują Państwu prawa

W odniesieniu do Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

1. mogą Państwo zażądać od nas aktualizacji lub korekty nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych. Prosimy o powiadomienie nas w przypadku zmiany Państwa danych, aby umożliwić nam zapewnienie dokładności i aktualności tych danych;
2. mogą Państwo zażądać od nas zaprzestania przetwarzania Państwa danych dla celów marketingu bezpośredniego; w przypadku cofnięcia Państwa zgody możemy nie być w stanie dostarczać Państwu pewnych produktów lub świadczyć pewnych usług; oraz
3. mają Państwo prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych na bardziej ogólnych zasadach.

W pewnych okolicznościach może Państwu również przysługiwać prawo do:

1. otrzymania kopii Państwa danych osobowych znajdujących się w naszym posiadaniu wraz z określonymi związanymi z tym informacjami. Prawo to podlega pewnym wyjątkom; na przykład w przypadku, gdy informacje te mają charakter prawnie zastrzeżony lub jeżeli przekazanie Państwu tych informacji doprowadziłoby do ujawnienia danych osobowych dotyczących innej osoby;
2. żądania od nas niezwłocznego usunięcia Państwa danych osobowych;
3. ograniczenia wykorzystania przez nas informacji dotyczących Państwa, tak aby dalsze ich wykorzystanie było możliwe wyłącznie z uwzględnieniem tych ograniczeń; oraz
4. żądania, aby dane osobowe, które Państwo nam przekazali i które są przetwarzane za pomocą środków zautomatyzowanych, na podstawie zgody Państwa lub w wykonaniu umowy z Państwem, zostały Państwu przekazane w formacie do odczytu maszynowego, tak aby mogły zostać przeniesione do zastępczego usługodawcy.

W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody mają Państwo także prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Państwa danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Mogą Państwo wykonać powyższe prawa, kontaktując się z nami przy użyciu podanych w Polityce danych kontaktowych.

Przysługuje Państwu również prawo do składania skarg do odpowiedniego organu ochrony danych.

W Polsce tym organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z którym mogą się Państwo skontaktować przy użyciu poniższych danych:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 00-193 Warszawa Strona internetowa: https://uodo.gov.pl Linki do formularzy skarg: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0000_00